Chaque année, les responsables RH et les managers sont confrontés à un défi majeur : comment transformer les enjeux stratégiques, économiques et sociaux de l’entreprise en un plan de développement des compétences à la fois réaliste et ambitieux ? Cette question n’est pas seulement technique : elle est au cœur de la performance et de l’adaptabilité de votre organisation.

En France, la formation professionnelle est un sujet récurrent, traité tout au long de l’année lors des consultations du comité social et économique (CSE), des négociations avec les partenaires sociaux, et des entretiens avec les chefs de service et les salariés. Vous ne partez donc pas de rien. Vous disposez déjà d’un corpus riche en informations, qui facilitera grandement votre tâche.

Cependant, la complexité réside dans la capacité à synthétiser ces données, à les croiser avec les orientations stratégiques de l’entreprise, et à les traduire en actions concrètes. C’est l’étape la plus importante. Mais pour ce faire, vous devez adopter une méthodologie rigoureuse, qui tienne compte des obligations légales, des besoins opérationnels, et des aspirations individuelles.

Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas pour :

1. Identifier les sources d’information clés pour définir les besoins en formation.
2. Analyser les orientations stratégiques et leur impact sur le plan de développement des compétences.
3. Intégrer les retours des salariés et des managers pour affiner votre diagnostic.
4. Anticiper les besoins émergents liés aux évolutions technologiques, organisationnelles ou réglementaires.

1. Les sources d’information incontournables pour définir les besoins en formation

1.1. Les consultations annuelles du comité social et économique (CSE)

Les informations et consultations annuelles du CSE sont fondamentales pour élaborer votre plan. Elles interviennent avant la rédaction du plan et s’appuient sur les résolutions arrêtées lors de ces échanges.

Points clés à retenir :

• Orientations stratégiques de l’entreprise : Le plan doit inclure les actions de formation nécessaires à leur réalisation. En l’absence d’accord spécifique, la consultation porte notamment sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) et les orientations de la formation professionnelle.
• Situation économique et financière : Selon que l’entreprise traverse une période florissante ou critique, le plan aura une tonalité et une ampleur différentes. En période difficile, la formation devient souvent un levier essentiel pour redresser la barre.
• Politique de recherche et développement technologique : Si l’entreprise innove, des formations spécifiques peuvent être requises pour accompagner ces changements.

1.2. Les accords collectifs et les négociations obligatoires

Les engagements souscrits dans le cadre d’accords collectifs ou de plans d’action issus de négociations obligatoires doivent impérativement être pris en compte. Voici les principales négociations à surveiller :

• Négociation sur l’égalité professionnelle femmes/hommes : Les engagements pris pour réduire les écarts en matière de formation, de carrière ou de promotion doivent se refléter dans le plan.
• Négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) : Cette négociation inclut des objectifs de formation pour adapter les salariés aux évolutions de leur poste et renforcer leur employabilité.
• Négociation sur la prévention de la pénibilité : Les formations liées à l’aménagement des postes de travail ou à la fin de carrière des salariés exposés à des risques professionnels y sont abordées.

1.3. Les conventions et accords de branche

Les branches professionnelles négocient régulièrement sur des thèmes liés à la formation. Ces accords peuvent contenir des clauses contraignantes pour votre plan. Par exemple :

• Les priorités, objectifs et moyens de la formation professionnelle.
• Les dispositions spécifiques pour l’insertion des travailleurs handicapés ou la prévention des risques professionnels.

À noter : Les accords de branche sur l’égalité professionnelle ou la GEPP peuvent imposer des formations ciblées, qu’il vous faudra intégrer dans votre plan.

2. L’expression des besoins par les salariés : une source complémentaire

Bien que le plan de développement des compétences soit centré sur les besoins de l’entreprise, les aspirations individuelles des salariés ne doivent pas être négligées. Voici comment les recueillir :

• Questionnaires : Interrogez les salariés sur leurs besoins personnels en formation.
• Entretiens : Les responsables hiérarchiques peuvent identifier des lacunes ou des potentiels à développer.
• Entretien professionnel : Cet outil est idéal pour discuter des perspectives d’évolution et des besoins en formation.

Exemple : Un salarié exprime le souhait de suivre une formation en gestion de projet pour évoluer vers un poste de chef d’équipe. Si ce besoin coïncide avec les priorités de l’entreprise, il peut être intégré au plan, avec un abondement du CPF si nécessaire.

3. Les situations opérationnelles révélatrices de besoins en formation

3.1. Dysfonctionnements dans les services

Si un service ne parvient pas à atteindre ses objectifs, une analyse des causes peut révéler un manque de compétences. Par exemple :

• Sous-effectif ou sur-effectif.
• Répartition inadéquate des tâches.
• Manque de connaissances ou de compétences, comblable par la formation.

Solution : Une formation ciblée sur les outils de gestion du temps ou les techniques de vente peut résoudre ces dysfonctionnements.

3.2. Modifications des processus de travail

Les changements organisationnels (révision des postes, polyvalence, nouveaux modes de management) nécessitent souvent des formations d’accompagnement. Par exemple :

• Développement de la polyvalence pour répondre à des pics d’activité.
• Mise en place de nouveaux logiciels ou méthodes de travail.

3.3. Constats issus de la GEPP

La GEPP permet d’identifier :

• Les emplois sensibles nécessitant une reconversion.
• Les emplois stratégiques où la formation renforce l’expertise.
• Les organigrammes de remplacement pour anticiper les départs.

Dans le prochain article, nous aborderons comment procéder à l’examen des actions de formation recensées et en évaluer le coût, afin de préparer efficacement votre budget.